Una de las bases de la gestión de tiempo es tener controladas todas nuestras tareas pendientes. Hay una serie de aplicaciones on-line para mantener listas de tareas, que además de ayudarnos a gestionarlas tienen otras características útiles, como poder compartirlas o ser accesibles desde teléfonos móviles.

Hemos hecho una lista de algunas de ellas. Sólo hay aplicaciones exclusivas de tareas, y no aplicaciones ‘todo en uno’ como Backpack o Zoho Planner.

• Todoist: tiene una presentación clara y sencilla. Todas las tareas se han de agrupar por proyecto. Permite poner tareas como subtareas de otras. Podemos usar tags (útil para GTD: contextos, áreas…). Usa una sintaxis de texto potente: al crear el evento, con texto se le puede indicar la fecha y la repetición del evento; igualmente en el buscador se le puede dar textualmente varios parámetros. Se integra con aplicaciones de escritorio (launchy, dashboard, QuickSilver) y con Gmail, aunque esta es a través de un pop-up y no tan clara como otras opciones. También está adaptado a navegadores de móviles, pero sólo permite ver las tareas y no cerrarlas.
• Ta-da Lists: exclusivamente listas de tareas. No permite asociar una fecha límite a una tarea. Se puede compartir una lista, ya sea haciéndola pública (entonces sólo será visible, no editable) o enviando a las personas de confianza un e-mail con un enlace personalizado. Nos podemos enviar una copia de una lista o suscribirnos a ella por RSS para que nos avise de los cambios.
• Bla-bla List: lo que empezó como un ejemplo para programadores es ahora una aplicación de gestión. Es también una aplicación exclusivamente de listas, sin más florituras. El interface está hecho en flash, que si bien le da dinamismo (por las animaciones), puede pararnos a algunos (también si queremos entrar con dispositivos móviles).
• Voo2do: gestión de tareas completa. Permite crear tareas y proyectos, asignarles una fecha límite. Podemos añadir notas a las tareas. Además, a las tareas se les puede asignar una cantidad de horas, y la misma aplicación tiene un temporizador para controlar el tiempo que dedicamos a cada una. Esto y la posibilidad de compartir tareas lo convierte en un buen candidato para usarlo a nivel profesional. También crea una dirección de correo única a la que podemos enviar un e-mail, que se añadirá directamente a la lista de tareas.
• Remember The Milk: la lista de tareas on-line más popular. Es la única de las analizadas que está traducida al castellano. Tiene posiblemente casi todo lo que el resto de aplicaciones tienen: fechas límite, tags, publicación por RSS e iCalendar, compartir tareas… Tiene múltiples opciones de integración: twitter, Google Calendar, Gmail (si tienes Firefox, una extensión te permite ver la lista de tareas al lado de los e-mail). También está adaptado para dispositivos móviles por web, para iPhone y sincronización (estos últimos en versión de pago), y se puede usar sin conexión con Google Gears.

En resumen, hay aplicaciones para todos los gustos. Si queremos aplicaciones muy sencillas, mejor Ta-da Lists o Bla-bla List. Si el acceso por dispositivo móvil es importante (y cada vez lo es más), escogeremos Remember The Milk. Si necesitamos algo un poco más avanzado, para una gestión completa de tareas, las opciones son Voo2do o Remember The Milk.

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Si eres de los que siempre se ha preguntado para qué se puede usar la cámara del teléfono móvil, quizá te interese este artículo de Steve Rubel. En él explica cómo la usa para mantener una lista visual de tareas.

Por ejemplo. Cuando se me acaban los productos de la limpieza, no hago una lista de la compra. Hago una fotografía al envase vacío con mi teléfono. Después la envío por e-mail a Flick. Marco todas las fotografías como privadas, además de como “todo”. Después, cuando me dirijo a la tienda, me conecto a Flickr Mobile desde mi teléfono.

Esto obliga a tener una conexión de datos desde el móvil, pero si no se necesita tener backup de las fotografías, como indica el mismo autor, es suficiente con llevarlas en el mismo móvil.

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Me encontré con una entrada del blog de iconocla.st. En ella el autor del diario personal explica cómo se le reveló el objetivo de sus tareas. Aunque puede resultar algo triste, a mí me ha resultado aleccionador. A continuación hago una interpretación algo libre del texto:

Como muchos otros, empecé con GTD, y al tiempo me di cuenta de que añadía las tareas más rápido de lo que las que podía realizar.

Un día estaba hablando con un amigo que también se había puesto de forma feroz con GTD. Me dijo:

- Cuando pones algo en tu lista de tareas, estás comprometiéndote a hacerlo. Quiere decir que no vas a hacer otras cosas. Así que tienes que elegir entre esas cosas. Bien, ¿por qué has de escoger?
- ¿Porque tu tiempo es limitado? - dije, después de pensarlo un segundo
- Porque vas a morir.

En ese momento, me iluminé.

Mi amigo hizo la observación que la lista de tareas es, en cierto modo, una calavera sobre la mesa que nos recuerda que nuestro tiempo aquí es limitado, y deberíamos sacar el máximo partido; así la lista también se convierte en una herramienta para conseguir esto.

Lo he interpretado como un imperativo para mover los elementos persistentes de la lista de tareas al archivo Algún día / Quizá. O ni siquiera dejarlos entrar en la lista de tareas, para empezar.

Haz un repaso a ese tipo de elementos, seguro que tú también los tienes. No has de deshacerte de ellos sólo trasladarlos a la lista de Algún día y olvidarte de ellos por el momento

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Ben Hunt escribe en Web Design From Scratch un artículo acerca de 10 trucos a seguir para mejorar nuestra productividad. En resumidas cuentas:

1. Cerrar el e-mail: ha llegado un momento en que el e-mail puede ser tan molesto como el teléfono. Si no puedes cerrarlo, reduce las molestias.
2. No preocuparse por las prioridades: al final, todas las tareas son urgentes, así que él decide cada día a primera hora qué se hará.
3. Hazlo y punto: si ya has decidido qué hacer ese día, ve a por la primera tarea y no pienses en las siguientes. Motívate, date ánimos como te los daría tu jefe.
4. Descansa: el no hacerlo ralentizará tu trabajo y serás menos productivo. Cuando eso pase, haz una tarea que requiera poco esfuerzo o toma 10 minutos de descanso.
5. Informa a la gente: si tienes cosas que entregar a otras personas y se te acumulan, mantenlas informadas del estado de su tarea, evitarás que te presionen.
6. Prepara tiempo de contingencia: organiza tu calendario contando que, según la tarea, se te pueda alargar un 15-75%.Y si no lo usas, antes empezarás la próxima tarea.
7. Asegura tu trabajo: los accidentes ocurren, toma medidas para cuando lo hagan. Usa antivirus, copias de seguridad, sistemas de versiones…
8. El entorno: si el entorno de trabajo es agradable, más agradable será hacer el trabajo. Comprueba si estás en una posición correcta en tu puesto, y evita los ruidos.
9. El ordenador: ¿lo usas en tu trabajo? Pues procura que esté a punto. Reinstala elsistema operativo si es necesario, pon sus componentes al día…
10. Gestiona tu cuerpo: es una máquina compleja y es mejor que trabaje dentro de sus límites a forzarlos.

Muchos de estos trucos se hacen cada vez más comunes. La mayoría ya los había leído en otros sitios, e incluso algunos los aplico en mi día a día.

El correo lo leo una hora y media después de haber empezado la jornada, y en adelante sólo lo compruebo cada dos horas.

Si puedo, el día anterior me preparo las tareas para el siguiente, y puedo alterar esa lista en función de lo que vea en mi primera lectura de e-mail del día.

Y sí, hago copias de seguridad. Busqué el sistema menos elegante pero más sencillo que pude, y una vez a la semana se copia a un servidor todo el trabajo. Esto también procuro que lo hagan los compañeros, aunque en casa no he podido habituarme.

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Lo habitual al usar un método de gestión de tiempo (como GTD), es mantener una larga lista de tareas pendientes. El problema viene cuando, al cabo del tiempo, nos damos cuenta de que aquella lista no ha reducido su tamaño (para cada una que acabamos, nos aparecen dos más).

En distintos sitios hemos encontrado un par de trucos para evitar la frustración. Uno de ellos es mantener una lista de tareas pendientes pequeña, así nos será más sencillo llegar a la revisión semanal con 1/3 de éstas terminadas. En GTD podemos conseguir esto pasando muchas más tareas a un estado ‘Someday/Maybe’ o quitando a la mayoría de tareas la etiqueta ‘Next’ (aunque no requieran ninguna tarea previa).

Otra herramienta es la ‘did-do list’. Al contrario de una ‘to-do list’ (tareas por hacer), consiste en mantener una lista de ‘tareas realizadas’. Las veces que lo he probado ha sido satisfactorio, sobretodo al final del día, cuando uno ve que realmente ha hecho muchas pequeñas tareas y se puede sentir satisfecho.

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