Tengo una habitación que uso para distintas cosas, una de ellas es mi pequeño despacho personal. Con el tiempo y el uso, ha ido quedándose pequeña, así que le he dedicado algo de mi tiempo a aplicar un par de consejos.

Redistribución del espacio

El primero de los trucos ha sido la redistribución del espacio. Desde que empecé a usar la habitación he ido usándola cada vez para más cosas. Por ejemplo, al principio la usaba sólo para hacer cosas personales, pero al cabo del tiempo he tenido que hacerme un hueco para teletrabajar con el portátil de la empresa.

Moviendo unos centímetros una mesa, colocando a continuación un armario y cambiando de sitio una pequeña estantería para los CDs he conseguido que la habitación parezca el doble de grande.

Limpieza de material

Otra de las cosas que necesitaba la habitación era eliminar cosas inútiles. Para empezar, había cosas apiladas porque no encontraba el momento de ir a un  punto de reciclaje para deshacerme de ellas. Ahora no tenía excusa, así que lo apilé todo junto a la puerta de casa y me lo llevé al día siguiente.

Los armarios necesitaban otro repaso. Como buen informático, tenía varias bolsas donde iba acumulando cables de todo tipo. Viendo el espacio que ocupaba, compré cuatro cubetas de 5€ donde ordené el material en cables de corriente eléctrica (para conectar los PCs, alargos, etc), alimentadores eléctricos (muchos estaban desconectados y por el suelo), cables de informática (USB, monitor, cables internos delordenador, red, teléfono…) y cables de audio (tengo bastantes, necesitaban una cubeta para ellos). Ahora sé los cables que tengo (antes sólo engrosaban una pelota), y son más accesibles.

Por último, hasta dónde he llegado, tengo un gran volumen de CDs que he ido acumulando durante el tiempo (distribuciones Linux, CDs de revistas, drivers…). Mi primera reacción fue comprar más archivadores, pero después de eso decidí revisar los archivadores que tenía, aplicando un filtro:

• Si es cualquier contenido duplicado, se elimina
• Si es música se guarda
• Si es una distribución de Linux que no es la última versión, se elimina
• Lo mismo para cualquier software de más de dos años… No voy a instalar ningún programa de 1997 a estas alturas
• Y, por supuesto, cualquier otra cosa que claramente no vuelva a usar

De esta forma he eliminado fácilmente entre 200 y 300 discos. Esto me ha dejado los archivadores medio vacíos, calculo que tengo espacio para acumular CDs durante dos o tres años más. Además, una serie de CDs que tenía sueltos y en cajas los he metido en los archivadores. Entre todo, he dejado un buen hueco.

Todavía no he acabado, me faltan algunos detalles, como esconder y ordenar un poco los cables (ya he comprado canaleta). pero creo que el grueso de la tarea está hecho. Ya desde el primer día de limpieza, al dejarlo todo ordenado, me sentí más predispuesto a trabajar. Después de la experiencia, recomiendo no sólo la limpieza sino el dar un par de vueltas a las habitaciones que más usamos por ver si con una pequeña reorganización podemos sacarle más provecho.

Y además, con el nuevo espacio ganado, incluso hemos podido comprar un banco de trabajo para seguir trabajando en las manualidades.

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Se nota que estamos en verano, los bloggers de productividad personal no paramos de dar consejos para pasar las vacaciones lo mejor posible. En hábitos vitales nos dan sus 10 consejos para pasar estos días. Me ha llamado la atención este:

Dos veces me he puesto enfermo durante (mini) vacaciones en los últimos 4 años, y tenía todo que ver que me iba de una situación de estrés a una situación de descanso en una manera demasiada brusca.

Doctores en California han revelado que la relajación repentina después periodos largos de estrés pueden resultar en la depleción de glóbulos blancos, lo cuál debilita tu sistema inmunitaria. Date a ti mismo un día de descanso entre tu último día de trabajo y el día cuándo vas de viaje para ayudar suavizar la transición.

Por supuesto, sería muy mala suerte no poder aprovechar las vacaciones por una enfermedad, así que vayamos con cuidado a la hora de bajar el ritmo.

Tenéis el artículo completo en “10 situaciones típicas de vacaciones (y como afrontarlos)“.

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Aún estando en esta recta final antes del descanso merecido, podemos ser más productivos aprovechando esta circunstancia especial, aplicando algunas cosas que ya conocemos de GTD

Cierra todos los proyectos que puedas.

No es sólo porque tu jefe o clientes vayan a tomarse mal que dejes algunos proyectos colgados. Cerrar los proyectos que tienes entre manos permitirá que los liberes de tu mente, evitando que pienses en ellos durante las vacaciones. Acepta nuevos proyectos, pero dando plazos para empezarlos pasados tus días de descanso, y una vez aceptados procura no empezar su desarrollo.

Haz un ciclo profundo de organización

Los que hayan seguido el método GTD, recordarán cuando empezaron a usarlo. Los primeros pasos seguramente llevaron días, pero fueron muy productivos y nos dejaron con la mente mucho más vacía de preocupaciones. Esto fue porque nos tomamos suficiente tiempo para aplicar los consejos de GTD a todo lo que nos rodeaba. Si queremos irnos de vacaciones relajados, es un buen momento para repetir el proceso:

• Procésalo todo: además de tus bandejas de entrada habituales, revisa los cajones, bandejas y armarios de la oficina, en busca de cosas que puedas tirar a la basura o mejorar. No te dejes las estanterías ni las paredes. Deshazte de todo lo que puedas, y apunta todo lo que se pueda mejorar, para encargarte de ello a la vuelta.
• Observa las bandejas de entrada, archivos y otras herramientas: ¿qué problemas te han dado durante este año? ¿Necesitas nuevo material de oficina? Quizá debas hablar con tu administrador de correo electrónico para que te aumente la cuota de disco. O los cajones de archivo empiezan a atascarse y necesites nuevo mobiliario. Todo lo que puedas mejorar en este aspecto te ayudará en tu siguiente año de trabajo.
• Haz una revisión profunda de tus tareas: revisa tu sistema completo, más allá de la revisión semanal. Plantéate si ese proyecto que lleva tanto tiempo sin avanzar sería mejor dejarlo en la lista de ‘algún día’, o, al revés, pensar en hacer realidad alguna de tus ideas pendientes. Asegúrate de que todas las tareas que tienes asignadas deben ser hechas (sino, bórralas) o si eres tú la mejor persona para hacerlas (sino, delégalas).
• Haz una revisión a todas las alturas: coge el avión y ve nivel por nivel, viendo si tus tareas y tus objetivos se corresponden. Así empezarás el próximo curso seguro de que tus esfuerzos van en la dirección correcta.

Cambia de sistema de gestión de tareas

Quizá lleves tiempo pensando en usar un nuevo sistema de gestión de tareas, pero lo hayas retrasado por falta de tiempo, o por lo costoso que sería pasar todo lo que tienes apuntado. Hacerlo ahora te ayudará a matar dos pájaros de un tiro: además de los beneficios del nuevo sistema, pasar la información de un lado al otro es la mejor forma de sanear tu lista de tareas.

Desaparece

Hoy en día es difícil para algunos irse de vacaciones y que nadie nos interrumpa el descanso con una llamada inoportuna. Aun así, intentemos evitarlo tanto como podamos.

Acuerda con otro compañero las fechas de vacaciones. Antes de irte, explícale el estado de tus distintos proyectos, y avísale de las posibles incidencias con las que pueda encontrarse. Pon en tu correo electrónico un mensaje de ‘fuera de la oficina’ indicando los datos de contacto de tu compañero para temas urgentes. No te sientas culpable, cuando él esté de vacaciones te tocará a ti echarle un cable.

Si puedes, desconecta el teléfono. Si no puedes, intenta desviar todas las llamadas directamente al buzón de voz; no evitará que te enteres de que te llaman, pero podrás gestionar mejor cuándo y cómo atenderlas. Lo mismo sirve para consultar el e-mail.

Prepara lectura para las vacaciones

Aprovecha los días de descanso para leer. Prepárate libros de temas que te puedan ser útiles, ya sea para tu área profesional (acerca de nuevos procedimientos en tu industria, un lenguaje de programación que aún no conoces), mejorar tu productividad (quizá una relectura de GTD) o para ayudarte en tus objetivos.

Todos estos consejos van orientados sobretodo a tres objetivos que creo básicos en unas vacaciones. El primero es evitar que nosotros mismos nos generemos estrés pensando en el trabajo en las pocas ocasiones que tenemos para desconectar de él. El segundo es prevenir que otros nos interrumpan el descanso. Finalmente, el tercero es empezar el nuevo curso con los objetivos a seguir lo más claro posibles.

Actualización: he descubierto este artículo en El Canasto que complementa perfectamente lo dicho aquí.

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1. Limita la lectura de noticias: sé realista, tu minuto a minuto en el trabajo no se ve afectado por la lectura de blogs y noticias. Reduce su lectura, por ejemplo leyendo los blogs una vez por la mañana y las noticias una vez por la tarde.
2. Déjate algo por donde empezar (o: deja algo roto para cuando vuelvas): programar requiere no sólo un estado de concentración en la tarea, sino tener en mente un mapa de todo el proyecto. El hacer una pausa hace que ‘descarguemos’ este mapa de nuestra mente, y a la vuelta cuesta volver al estado de concentración. Si vas a hacer una pausa prevista, por ejemplo para comer, rompe algo del programa. Cuando vuelvas, no sólo tendrás ganas de arreglarlo sino que, sabiendo qué es lo que no funciona, enseguida cogerás el hilo de dónde te habías quedado.
3. Dibuja e investiga primero: antes de ponerte a trabajar, es muy útil pasar un rato con lápiz y papel. Ya sea un esquema de un entorno de usuario, como un diagrama de flujo, te ayudará a ser más fluído en el momento de programar. También, si prevés que vas a necesitar un algoritmo que nunca has usado, investígalo antes de ponerte a trabajar con el código.
4. Adapta tu entorno de trabajo: es difícil adaptar un espacio de trabajo designado, pero sí puedes adaptar tu despacho de casa o encontrar un espacio en el edificio de la oficina que puedas adaptar. Un entorno de trabajo agradable podría incluir:
   • Un monitor y escritorio grandes
   • Una silla reclinable
   • Música propicia (en función de nuestro estado de ánimo, pero que no nos distraiga)
   • Un buen sistema de sonido
   • Espacio bien iluminado con luz natural
   • Gran espacio abierto
   • Poca gente (o nadie) caminando alrededor
   • Bien ventilado, preferiblemente con aire exterior
   • Ambiente moderno
   • Mascotas tranquilas con las que te lleves bien
5. Elimina la mensajería instantánea durante tus horas productivas: pocas de las veces que alguien nos habla por mensajería instantánea se ha parado a pensar si es algo urgente o no. Probablemente, tras el impulso inicial de escribirte por mensajería, la mayoría de veces puedan preguntarte por e-mail, y pueda ser contestado durante horas no productivas.Lo mismo al revés: antes de escribir por mensajería, pregúntate si es tan urgente, o si realmente puede solucionarse con un e-mail.
6. Responde sólo a los e-mails urgentes durante las horas productivas: esto va de la mano con el consejo anterior. El cambio de contexto entre proyectos es costoso, así que redúcelos al máximo. Adicionalmente, yo tengo programada la consulta del buzón cada 1 o 2 horas, para evitar distracciones.
7. Limita las reuniones a una por semana (o menos): si tu equipo trabaja bien y es de una medida efectiva, con una reunión semanal será suficiente. Si las tienes con más frecuencia, es probable que tengas un problema con cómo se está gestionando el proyecto, o como está estructurado tu equipo.
8. Sal, y sé social cada dos semanas: quizá notes que si no tienes relación fuera del trabajo con tus compañeros, te distraigas con más facilidad. Además, la relación social es siempre positiva en un entorno de trabajo. Quedarte en casa jugando con la consola será menos efectivo que salir para tener sensación de desconexión del trabajo.
9. Deja de trabajar hasta tarde: es fácil quedarse pegado al trabajo, pero evitarlo te ayudará a estar más relajado, necesitarás menos horas de sueño, probablemente mejorará tu creatividad, y seguro disfrutarás más de la vida.
10. Reserva 20 minutos para hacer ejercicio por la mañana, 3 veces por semana, pero aprovecha ese tiempo: a veces podemos pensar en el ejercicio como una pérdida de tiempo, pero hacer ejercicio regularmente nos ayuda, a parte de mejorar nuestra salud, a dormir menos. Aprovecha para cargar podcasts en tu reproductor de música, así harás ejercicio y te informarás.
11. Usa herramientas mejores: una buena forma de ahorrar tiempo es creando plugins, plantillas o macros con el código repetitivo que tenemos que hacer. Piensa en si hay cosas que puedes automatizar, o hacer de una forma más inteligente. Aprende a usar herramientas de búsqueda de texto, comparación de textos, archivo, etc. y aprende a dominarlas (pulsaciones de teclas, atajos, prestaciones como clonar línea, intercambiarla, auto completar, listar funciones…)

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Una forma es escoger dos prioridades principales y comprometerse con ellas durante un mes. Depende de la situación, nos puede convenir centrarnos en una sola, pero la mayoría de veces con dos estará bien.

Tener dos prioridades quiere decir que ignoraremos el resto de tareas que no tengan que ver con estos dos objetivos. ¿Eso quiere decir que nos olvidaremos de pagar los impuestos o hacer tareas puntuales del trabajo? No, simplemente quiere decir que ajustaremos nuestro tiempo y escogeremos antes las tareas que tengan que ver con esas dos prioridades.

Por supuesto, puede que no funcione en situaciones concretas: dos prioridades pueden ser muy pocas, o un mes puede ser demasiado tiempo. Pero tiene la ventaja de simplificar radicalmente y de intensificar nuestros compromisos durante un periodo de tiempo que parece realizable, a la vez que suficientemente largo como para producir resultados reales.

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Querido Contacto, ha sido un placer conocerte en la reunión de este fin de semana, espero que nos volvamos a encontrar pronto.

Esto así, sin incluir ninguna referencia de quiénes son, de qué hablaron, qué ideas han tenido desde la reunión o qué podrían hacer en conjunto en el futuro. Estos mensajes genéricos puede que nos hagan perder una buena oportunidad con ese contacto, por eso podemos ganar mucho escribiendo un mensaje de seguimiento personalizado, con los siguientes consejos:

1. Establece el fundamento del seguimiento mientras hablas. El seguimiento empieza cuando empieza la conversación con esa persona. A medida que hablas con ella, busca algo que decir en tu seguimiento. En cuanto se te ocurra algo, apúntalo en la parte de atrás de su tarjeta de contacto.
2. Haz el seguimiento ahora mismo para construir sobre la inercia de la conversación, con la frescura de su mente. Si pasa demasiado tiempo, nuestra conversación se le puede olvidar. Si esperas, no tendrá un efecto tan fuerte. Haz el seguimiento al día siguiente si es posible, como mucho antes de que acabe esta semana.
3. Usa un estilo de escritura persuasivo en tu mail de seguimiento. Esfuérzate en aplicar la persuasión en todas tu comunicaciones, incluidos los seguimientos, porque los seguimientos consisten en promocionarte entre todas y cada una de las personas con las que contactaste.
   El seguimiento más efectivo es aquél que destaca los beneficios de trabajar contigo (te puedo ayuar a desarollar…, juntos podemos crear…, puedo hacerte un seguimiento…, con mis 10 años de experiencia…).

Sigue esta fórmula: afirma lo que puedes hacer con confianza, lista 3 o más cosas que la otra persona vaya a conseguir y los beneficios de cada una, y después cierra con una recomendación de un tercero y una forma de manteneros en contacto. De esta forma, tu ‘networking’ te proporcionará más trabajo y más clientes de los que nunca hubieras imaginado.

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Las fugas de tiempo son actividades que consumen nuestro tiempo inútilmente. En el entorno de la productividad, acostumbran a ser fuentes de información, como blogs, noticias, etc., pero:

• No vienen filtradas: es información en bruto, y requiere que le prestemos atención para ver si nos interesa realmente o no.
• Son ‘adictivas’: como nos interesa el tema, la información nos lleva a más información, y a más…

Como resultado, acabamos pasando horas leyendo y contestando mensajes, que en ocasiones sí nos pueden ser útiles, pero la mayoría de veces lo único que hacen es rellenar ese tiempo que teníamos para realizar una tarea, sin que a cambio obtengamos resultados útiles.

Algunos consejos para evitar las fugas de tiempo son:

• Haz limpieza: borra la mayoría de tus suscripciones a blogs, a lo sumo deja las más importantes. Reduce los enlaces que visitas cada mañana, y borra de tus favoritos algunos foros. Esto además te obliga a valorar cuáles son tus fuentes más importantes. Haz limpieza regularmente, porque en poco tiempo tu lista de RSS volverá a crecer. O ayúdate de alguna herramienta para no acceder a esas páginas (ver a continuación).
• Márcate un horario: no consultes el e-mail lo primero de todo, sino para cuando ya hayas hecho alguna tarea. Deja la lectura de los blogs para el final de la jornada, así el tiempo que le dediques no se podrá dilatar demasiado.
• Sustituye las fugas por otra actividad: por ejemplo, cuando tengas la necesidad de irte a ver vídeos de YouTube o consultar compulsivamente las noticias, párate y coge ese libro que tienes a medio leer, y lee un párrafo o una página. En lugar de abrir tu red social preferida, levántate y ve a tomar un vaso de agua, al volver quizá te centres más en hacer tus tareas.
• Usa herramientas para controlarlo: si usas Firefox, hay algunas extensiones como MeeTimer, que mantiene un registro de páginas visitadas para poder detectar tus fugas de tiempo; LeechBlock y Invisibility Cloack, que bloquean las páginas que indiquemos durante cierto horario; o Morning Coffee, para dosificar y repartir las páginas durante la semana.

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¿Cómo podemos sacar provecho a esto? Con la lista de Tareas Más Importantes. Se trata de que el día antes nos dejemos preparada una lista de las tareas que vamos a hacer al día siguiente, pongamos por caso, 5 tareas. Estas tareas las pondremos en el orden que las vamos a realizar. Pondremos primero las tres primeras tareas más importantes, que resuelvan un 80% del trabajo que tengamos que hacer.

Hecho esto, llegaremos al trabajo al día siguiente y empezaremos a hacer las tareas por orden; a primera hora somos más productivos, nos será más fácil acabar la primera tarea de la lista por costosa que sea.

En las primeras horas, o aunque no pudiéramos acabar todas las tareas de la lista, nos aseguramos que, al haber empezado por el 20% más importante del trabajo, cada día nos podremos quitar de encima al menos un 80% de lo deseado. Esto nos permitirá avanzar más que realizando las mismas tareas en otro orden, u organizándolas sólo con los criterios de siempre.

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En concreto, si comparamos un sistema de productividad personal con la filosofía y las reglas de diseño en los sistemas Unix, encontramos parecidos. Las reglas listadas a continuación provienen del libro de Eric Steven Raymond “The Art of Unix Programming” (disponible on-line). De las 17 reglas que aparecen, estas son algunas de las que podemos aplicar a nuestro flujo de trabajo:

Escribe partes simples conectadas por interfaces limpios
(Regla de modularidad)

Hay una gran ventaja en usar mecanismos separados para cada área (contactos, tareas, email…) en lugar de usar un software monstruoso que lo gestione todo. Si en alguna ocasión queremos actualizar o cambiar una de las áreas, podemos hacerlo sin tirar a la basura el resto. De la misma forma, sé favorable a los interfaces universales (RSS, email, o papel), así no te convertirás en esclavo de la herramienta.

La claridad es mejor que la inteligencia
(Regla de claridad)

Cuando tomas nota de tus eventos, tareas y proyectos, anota las instrucciones que te estás dando a ti mismo de la forma más clara y sencilla de entender posible. “Crear una compañía” es poco específico y propenso a no realizarse. “Llamar a Luis para preguntarle cómo fundó su SL 91-121-22-22″.

También evita vocabulario complejo, codificado, jerárquico y contextual, y algoritmos de ordenación: recuerda que la claridad es más importante que las anotaciones ‘inteligentes’.

Convierte el conocimiento en datos para que la lógica del programa pueda ser simple y robusta
(Regla de la representación)

Incluye toda la información que te pueda hacer falta para completar el trabajo en tu sistema. Por ejemplo, si has de hacer una llamada, incluye el número de teléfono al anotar la tarea. Haz que tu información sea lo más rica posible, ya que tu sistema es sólo un camino para que las cosas sigan moviéndose.

Cuando tengas que caer, hazlo cuanto antes y escandalosamente
(Regla de reparación)

Si pasas tiempo montando un sistema de productividad personal (sea GTD u otro) y te falla, detente. Entiende la razón por la que has olvidado el cumpleaños de tu madre. Sé prolijo sobre ello. Resalta mentalmente ese “ruidoso error” y adapta tu sistema para evitar que vuelva a suceder.

El tiempo de programador es caro; consérvalo en favor del tiempo de máquina
(Regla de economía)

No hagas nada que el ordenador pueda hacer por ti. En lugar de gastar tiempo archivando laboriosamente todos tus documentos, busca aquello que necesites al vuelo (Google Desktop es ideal para ello). Aprende atajos de teclado para no tener que mover demasiado el ratón. Automatiza tareas como los backups. Haz que tu ordenador trabaje para ti, en lugar de tú trabajar para él.

Haz un prototipo antes de pulir. Consigue que funcione antes de optimizarlo.
(Regla de optimización)

No hay un sistema de productividad perfecto. El mejor sistema es el que estás usando. No hace falta memorizar el libro de GTD para empezar a organizar cosas. Decide un método para organizarte y empieza a usarlo, ya irás puliéndolo con el tiempo.

Diseña para el futuro, porque llegará antes de lo que crees.
(Regla de extensibilidad)

¿Vas a usar siempre ese software o esa dirección de e-mail? Prepara tu sistema a prueba del futuro escogiendo herramientas que poseas y no bloqueen tus datos en formatos propietarios, de forma que no puedas volver atrás.

(De Applying Unix Philosophy to Personal Productivity)

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6. Empieza hoy mismo a poner más atención a las cosas que haces. Piensa en tus tareas antes de empezarlas, identifica las más importantes y concéntrate decididamente en ellas.

La entrada completa en Ganar el doble de dinero en la mitad de tiempo.

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