Y sí, es difícil. Pero quizá echando mano de estos consejos pueda serte algo más sencillo:

1. Haz que sea la primera tarea de la mañana: ya sabemos que la mañana es un buen momento para las cosas importantes. Sino, alargaremos las tareas previas para no llegar nunca a las difíciles, y al final es muy fácil dejarse llevar y pensar ‘no importa, lo dejamos para mañana’. Que sea la primera tarea te dará menos posibilidades para ‘escaparte’.
2. Si es algo que debas hacer varias veces a la semana, hazlo a diario: como en la adquisición de los hábitos, es más sencillo hacer una tarea cada día que sólo algunos días. La tendencia será a hacer un día la tarea, el siguiente no hacerla porque no toca, el siguiente tampoco porque querremos descansar…
3. Busca a alguien que te acompañe: las penas compartidas se llevan mejor. Compartir la tarea con alguien es un elemento de motivación, así el día que uno esté un poco más perezoso, tendrá a la otra persona que le empujará. También nos motivará la competencia por ver quién consigue mejores objetivos.
4. Prepáralo todo: sacar todas las herramientas sobre un banco de trabajo y verlas ordenadas de mayor a menor te llevará a empezar con más ganas esa mesa que querías hacer; comprar una botella de agua nueva y un pulsómetro para el gimnasio hará que tengas ganas de ir sólo por usarlos. Si has de salir a correr, el sólo hecho de ponerte la ropa de deporte hace que te metas en el papel de corredor, y te deja sólo a un paso de la puerta, y de empezar la tarea.
5. Comprométe a hacerlo: díselo a otra persona, así adquieres un compromiso con tal de no decepcionar. Apunta en algún sitio cuándo quieres conseguir el objetivo, y tenlo bien presente.
6. Recuerda la satisfacción: completar una tarea que tanto nos cuesta siempre nos aporta más energía y motivación que otro tipo de tareas. Piensa en cómo te vas a sentir cuando la acabes.

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Las fugas de tiempo son actividades que consumen nuestro tiempo inútilmente. En el entorno de la productividad, acostumbran a ser fuentes de información, como blogs, noticias, etc., pero:

• No vienen filtradas: es información en bruto, y requiere que le prestemos atención para ver si nos interesa realmente o no.
• Son ‘adictivas’: como nos interesa el tema, la información nos lleva a más información, y a más…

Como resultado, acabamos pasando horas leyendo y contestando mensajes, que en ocasiones sí nos pueden ser útiles, pero la mayoría de veces lo único que hacen es rellenar ese tiempo que teníamos para realizar una tarea, sin que a cambio obtengamos resultados útiles.

Algunos consejos para evitar las fugas de tiempo son:

• Haz limpieza: borra la mayoría de tus suscripciones a blogs, a lo sumo deja las más importantes. Reduce los enlaces que visitas cada mañana, y borra de tus favoritos algunos foros. Esto además te obliga a valorar cuáles son tus fuentes más importantes. Haz limpieza regularmente, porque en poco tiempo tu lista de RSS volverá a crecer. O ayúdate de alguna herramienta para no acceder a esas páginas (ver a continuación).
• Márcate un horario: no consultes el e-mail lo primero de todo, sino para cuando ya hayas hecho alguna tarea. Deja la lectura de los blogs para el final de la jornada, así el tiempo que le dediques no se podrá dilatar demasiado.
• Sustituye las fugas por otra actividad: por ejemplo, cuando tengas la necesidad de irte a ver vídeos de YouTube o consultar compulsivamente las noticias, párate y coge ese libro que tienes a medio leer, y lee un párrafo o una página. En lugar de abrir tu red social preferida, levántate y ve a tomar un vaso de agua, al volver quizá te centres más en hacer tus tareas.
• Usa herramientas para controlarlo: si usas Firefox, hay algunas extensiones como MeeTimer, que mantiene un registro de páginas visitadas para poder detectar tus fugas de tiempo; LeechBlock y Invisibility Cloack, que bloquean las páginas que indiquemos durante cierto horario; o Morning Coffee, para dosificar y repartir las páginas durante la semana.

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En tu día a día

• Fumar, el primero en popularidad.
• Procrastinar, el primero para los amantes de la productividad.
• No estar donde se debe. Aparece en el gimnasio cuando debas, aunque haga mal tiempo; ponte a escribir o pintar cuando debes, y mejorarás tu creatividad rápidamente; asiste a citas cuando debes, y aumentarás las posibilidades de conocer a una persona especial.
• Hacer algo que no es lo más importante que deberías estar haciendo. Usa la regla del 80/20: el 80% de tus resultados vienen del 20% de tus tareas, así que al principio del día decide cuáles van a ser tus 2 o 3 tareas que van a representar ese 20%.
• Pensar demasiado. Pensar más allá de lo necesario para una actividad es otra forma de pérdida de tiempo
• Ver la parte negativa de todo. Es cierto que todo tiene su parte negativa, pero eso hunde tu motivación. Adquiere el hábito de ver las cosas de una forma más positiva.
• Aferrarte a tus pensamientos y cerrarte a influencias externas. Esto te permite aprender de los errores de otros, de los propios y de otras fuentes.
• Ser constante en la sobrecarga de información. Los inconvenientes son:
  • Alguna de la información es negativa, y si no eres selectivo te puede afectar
  • Te provocará estrés el no poder absorberla toda
  • No podrás tomar decisiones si siempre atiendes a las entradas de información.

  Si es tu caso, reduce la cantidad de información (pon a dieta los blogs o foros que consultas), y adapta los canales que usas (lector RSS, cliente de correo, mensajería instantánea) para que no te interrumpan con tanta frecuencia.

En tu trabajo

• Navegar por Internet. Controla esas sesiones de ‘investigación’ en la red, es fácil dejarse llevar por un enlace que te lleva a otro, que…
• Hacer reuniones mal organizadas. Para que las reuniones sean provechosas, se debe convocar con una orden del día, procurando limitar la duración (una forma es controlándola en bloques de media hora), y siempre se ha de salir de ellas habiendo decidido qué acciones se llevarán a cabo y quién las hará.
• Descansillos y mensajería instantánea. No hay nada de malo en ello, pero hay que controlarlo para que no absorba demasiado tiempo.

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Las decisiones rápidas tienen muchas ventajas: seguir un gran volumen de información y comunicación, reducir el estrés, mejorar la productividad y darte la reputación de controlar tu trabajo.

Estos consejos te pueden ayudar a adquirir el hábito de las decisiones rápidas:

1. Establece las bases de tu criterio: ¿qué tipo de decisión has de tomar al respecto? Por ejemplo, para el email el criterio debería ser: ¿este e-mail necesita ser contestado, reenviado para informar o delegar, requiere tomar una acción, crear una cita en mi calendario, archivar la información para futura referencia, o no requiere ninguna acción en absoluto?
2. Aprende a dónde pertenecen las cosas: basado en el criterio anterior, ¿dónde lo pones? Como resultado de la decisión, el elemento ha de tener un destino (el archivo, el calendario…)
3. Si aún hay una pila, analiza el porqué: ¿es porque estás evitando las decisiones? Sea cual sea la razón, busca cómo solucionarlo. Muchas veces sólo se ha de crear un sistema para evitar las pilas y aprender a seguirlo.
4. Aprende qué es lo que importa: ¿qué es lo más importante de la decisión? Si lo entiendes, podrás ignorar el resto de cosas que te entorpecen y tomar una decisión en base a lo que realmente importa.
5. Busca toda la información que necesitas: a veces no puedes tomar una buena decisión porque te falta alguna información. En ese caso, búscala (envia un e-mail solicitándola, búscala en la web…)
6. Pregúntate, ¿qué pasa si no hago nada?: A veces la mejor acción es no tomar ninguna acción. Así que no hay ninguna consecuencia por no actuar, quizá puedas borrar o archivar ese e-mail sin hacer nada.
7. Conoce tu resultado deseado: ¿qué es lo que quieres que pase con tu proyecto? Definetu resultado deseado (escríbelo si hace falta) y toma tus decisiones orientandolas a conseguir ese resultado.
8. Determina qué es lo siguiente: Una vez tomada la decisión, haz el siguiente paso para asegurarte que el resultado de esa acción se lleva a cabo

Via Web Working Daily.

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Entre un artículo de Get Rich slowly y otro de Web Worker Daily, podemos encontrar varios trucos para adquirir el hábito del ‘ahora’. Cosas con las que me he sentido identificado:

Si te viene a la cabeza, hazlo ahora. A veces estoy descansando y me viene a la cabeza una tarea. Pienso en apuntarlo para recordarlo. Lo que siempre pasa es que me olvido de apuntarlo, y aunque lo haga, miro la lista y lo aplazo durante semanas. Lo mejor es hacer la tarea cuando se nos ocurre (siempre que tengamos tiempo en ese momento)

Cuando me encuentro en esa situación, la lista de tareas es ideal para mi: es mi herramienta para apuntar las tareas y olvidarlas para siempre. Si alguien me pregunta, siempre puedo contestar “ya lo tengo apuntado para hacerlo”.

Modifica tu entorno para eliminar distracciones. Las distracciones alimentan la procrastinación.

Cierto. Las mejoras que más productividad me han dado en mi trabajo han sido:

• Usar los estados de la mensajería instantánea: la uso para trabajar, pero cuando necesito un rato de concentración, me pongo como ausente (funciona, aún no he tenido que apagar el programa)
• Reducir la frecuencia de revisión del correo: el programa que me comprueba el correo lo hacía cada 5 minutos. Ahora lo hace cada 2 horas

Compara tus acciones con tus valores personales. No importa lo que digamos que nos importa, porque nuestras prioridades se demuestran con lo que hacemos. ¿Como va a ayudarte ver la tele en tu objetivo de volver a caber en esos pantalones? ¡Sal a caminar!

Si abstraemos un poco, podemos preguntarnos si “el retrasar las tareas, ¿te ayuda a cumplir tus objetivos en la vida?“. Esto lleva tiempo rondándome la cabeza, y al contrario que la mayoría de gente yo sigo sin un rumbo fijo.

[Para adquirir el hábito del 'ahora'] escríbelo. Hazte un cartel bien grande que ponga ‘HAZLO AHORA’

No creo que lo pruebe. Me conozco, y pasaría horas diseñando el cartel, para que luego mi cerebro lo filtrara.

Informa de tu progreso. Explica a tus conocidos tus hábitos, y pídeles que te pregunten por ellos a diario. Si sabes que alguien está mirando, lo harás lo mejor posible.

Lo que mejor me está funcionando: estoy en una competición con una amiga por ver quién hace más trabajo a lo largo de una semana. El que pierde, invita al almuerzo. Por lo que sé, a ella también le está sirviendo.

No hagas excepciones. No pienses “sólo una vez no pasa nada”.

Que débiles somos…

Haz carpetas rápidamente. Ten a mano carpetas y etiquetas. Si te lleva más de un segundo hacerlas, te resistirás a ello. Y archívalo ahora, no lo dejes en una pila de ‘cosas para archivar’.

Me estoy habituando a hacer carpetas, aunque sí es verdad que el no tener un buen espacio para guardarlas hace que me lo piense dos veces antes de archivar algo. Es un tema a mejorar.

¿Con qué puntos os identificáis vosotros, ya sea por fallar o por tenerlo superado?

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En segundo plazo, si piensas de una tarea como un gran conjunto para finalizar, nunca vas a finalizarla. Si enfocas en una tarea sin poder visualizar todos los pasos necesarios para llegar al final, generas un sentimiento de abruma. El resultado es un sentido de dolor asociado a esta tarea y la ejecución de esta tarea queda retrasada.

La solución es empezar con una pequeña parte de la tarea en lugar de pensar en finalizar el total. Reemplace, “¿Cómo puedo finalizar esto?” con “¿Que paso pequeño puedo empezar ahora mismo?” Si simplemente empiezas trabajar en una tarea varias veces, al final acabes toda la tarea.

No puedo dejar de recomendar su lectura.

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