• Es Open Source
• Puedo instalarlo yo mismo, así mantengo el control del contenido (uhm… ¿qué me pasaría si RTM un día cerrara o quisiera llevarme de allí las tareas?)
• Puede compartir tareas entre usuarios (y al ser instalación propia no tengo límite de usuarios, puedo dar cuentas a toda mi familia)
• Según se dice en su web, está hecho con GTD en mente
• Tiene un interface para entrar por móvil (ahora MonkeyGTD me carga en el iPhone, pero tarda muuucho, y es inusable)

Así que lo he instalado. A primera vista, tiene un aspecto más bien sobrio pero atractivo. Una serie de pestañas anuncian la parte GTD: home, contextos, proyectos, recordatorio, hecho y notas.

Lo bueno

Hay una serie de características interesantes. Dispone de estadísticas para ver el progreso que vamos haciendo con las tareas a lo largo del tiempo. También tiene varios feeds rss, ical y txt para integrarlo con otras aplicaciones. Podríamos, en teoría, ver las tareas con fecha desde un calendario externo, como Google calendar. También podríamos dar el enlace del feed a un cliente o colaborador para que fuera viendo nuestros progresos en los proyectos que le atañen.

Otro tema atractivo es el de las fechas. Muestra la fecha de caducidad de las tareas, cambiando de color a naranja el día anterior para destacarlas. También muestra en amarillo las tareas sin fecha que llevan más de 6 días (configurable) pendientes, para advertirnos de ‘tareas atascadas’

Poco GTD

Mi primer intento ha sido el de crear una tarea desde el móvil. No he podido, porque me obligaba a asignarle un contexto y todavía no había creado uno. He tenido que volver (por comodidad) al PC y  añadir unos cuantos contextos.

También he creado algunos proyectos, con intención de pasar mi sistema actual. La aplicación va bastante lenta, aún usando Ajax. No tiene una opción específica para indicar si es un ‘proyecto futuro’ (someday / maybe), pero podemos poner etiquetas libres tanto a los proyectos como a las tareas, así que esto es lo que he usado para marcarlos.

Al crear tareas, a parte de algunos errores de la aplicación, he tenido un ‘choque’ de concepto serio: una tarea sólo puede pertenecer a un contexto. A partir de ahí, se me ha desmontado todo.

He pensado en usar sus ‘contextos’ para indicar el área de interés de la tarea (familia, blog, trabajo, etc…), y usar tags para los contextos (@online, @email…). A esto le tenía que añadir los tags de ‘a la espera’ o ‘próxima acción’.

No parece mala idea, pero he visto que no es sostenible, por lo siguiente:

• Las etiquetas se tienen que indicar a mano. A la larga, uno acaba por olvidarse alguna, escribirla de distinta forma, etc.
• La etiqueta ‘póxima acción’ es una etiqueta más. Esto quiere decir que no tiene un tratamiento especial. Estoy acostumbrado a tener un panel donde me enseña las siguientes tareas, agrupadas por contexto, proyecto, etc. y así evaluar la mejor opción en cada momento.
• No es práctico hacer una revisión, los proyectos no muestran (por el punto anterior) si tienen ‘próximas tareas’ o no, así que para refrescarlos se tiene que ir uno por uno y comprobar si necesita actualizarse.

En resumen, es atractivo como gestor de tareas, pero le faltan herramientas especializadas para pasar de ser una lista de tareas a una herramienta GTD.

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Aún estando en esta recta final antes del descanso merecido, podemos ser más productivos aprovechando esta circunstancia especial, aplicando algunas cosas que ya conocemos de GTD

Cierra todos los proyectos que puedas.

No es sólo porque tu jefe o clientes vayan a tomarse mal que dejes algunos proyectos colgados. Cerrar los proyectos que tienes entre manos permitirá que los liberes de tu mente, evitando que pienses en ellos durante las vacaciones. Acepta nuevos proyectos, pero dando plazos para empezarlos pasados tus días de descanso, y una vez aceptados procura no empezar su desarrollo.

Haz un ciclo profundo de organización

Los que hayan seguido el método GTD, recordarán cuando empezaron a usarlo. Los primeros pasos seguramente llevaron días, pero fueron muy productivos y nos dejaron con la mente mucho más vacía de preocupaciones. Esto fue porque nos tomamos suficiente tiempo para aplicar los consejos de GTD a todo lo que nos rodeaba. Si queremos irnos de vacaciones relajados, es un buen momento para repetir el proceso:

• Procésalo todo: además de tus bandejas de entrada habituales, revisa los cajones, bandejas y armarios de la oficina, en busca de cosas que puedas tirar a la basura o mejorar. No te dejes las estanterías ni las paredes. Deshazte de todo lo que puedas, y apunta todo lo que se pueda mejorar, para encargarte de ello a la vuelta.
• Observa las bandejas de entrada, archivos y otras herramientas: ¿qué problemas te han dado durante este año? ¿Necesitas nuevo material de oficina? Quizá debas hablar con tu administrador de correo electrónico para que te aumente la cuota de disco. O los cajones de archivo empiezan a atascarse y necesites nuevo mobiliario. Todo lo que puedas mejorar en este aspecto te ayudará en tu siguiente año de trabajo.
• Haz una revisión profunda de tus tareas: revisa tu sistema completo, más allá de la revisión semanal. Plantéate si ese proyecto que lleva tanto tiempo sin avanzar sería mejor dejarlo en la lista de ‘algún día’, o, al revés, pensar en hacer realidad alguna de tus ideas pendientes. Asegúrate de que todas las tareas que tienes asignadas deben ser hechas (sino, bórralas) o si eres tú la mejor persona para hacerlas (sino, delégalas).
• Haz una revisión a todas las alturas: coge el avión y ve nivel por nivel, viendo si tus tareas y tus objetivos se corresponden. Así empezarás el próximo curso seguro de que tus esfuerzos van en la dirección correcta.

Cambia de sistema de gestión de tareas

Quizá lleves tiempo pensando en usar un nuevo sistema de gestión de tareas, pero lo hayas retrasado por falta de tiempo, o por lo costoso que sería pasar todo lo que tienes apuntado. Hacerlo ahora te ayudará a matar dos pájaros de un tiro: además de los beneficios del nuevo sistema, pasar la información de un lado al otro es la mejor forma de sanear tu lista de tareas.

Desaparece

Hoy en día es difícil para algunos irse de vacaciones y que nadie nos interrumpa el descanso con una llamada inoportuna. Aun así, intentemos evitarlo tanto como podamos.

Acuerda con otro compañero las fechas de vacaciones. Antes de irte, explícale el estado de tus distintos proyectos, y avísale de las posibles incidencias con las que pueda encontrarse. Pon en tu correo electrónico un mensaje de ‘fuera de la oficina’ indicando los datos de contacto de tu compañero para temas urgentes. No te sientas culpable, cuando él esté de vacaciones te tocará a ti echarle un cable.

Si puedes, desconecta el teléfono. Si no puedes, intenta desviar todas las llamadas directamente al buzón de voz; no evitará que te enteres de que te llaman, pero podrás gestionar mejor cuándo y cómo atenderlas. Lo mismo sirve para consultar el e-mail.

Prepara lectura para las vacaciones

Aprovecha los días de descanso para leer. Prepárate libros de temas que te puedan ser útiles, ya sea para tu área profesional (acerca de nuevos procedimientos en tu industria, un lenguaje de programación que aún no conoces), mejorar tu productividad (quizá una relectura de GTD) o para ayudarte en tus objetivos.

Todos estos consejos van orientados sobretodo a tres objetivos que creo básicos en unas vacaciones. El primero es evitar que nosotros mismos nos generemos estrés pensando en el trabajo en las pocas ocasiones que tenemos para desconectar de él. El segundo es prevenir que otros nos interrumpan el descanso. Finalmente, el tercero es empezar el nuevo curso con los objetivos a seguir lo más claro posibles.

Actualización: he descubierto este artículo en El Canasto que complementa perfectamente lo dicho aquí.

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La primera vez, la historia acababa al hacer la primera pregunta:

- Qué hemos demostrado?

- Que no importa lo llena que esté tu agenda, si lo intentas, siempre puedes hacer que quepan más cosas.

Esto es, la idea general de la gestión del tiempo. Saber organizar nuestras tareas y proyectos, usar las metodologías de gestión, nos permite poder llevar todo el trabajo que deseamos realizar. A más tareas, mediante su correcta gestión, podemos encontrar la forma de hacerlas todas, de hacerlas caber en nuestra jarra de tiempo.

La siguiente vez que la leí, a parte de que el asesor también volcaba agua además de arena, al final de la historia se le añadía esta moraleja:

- NO!

Esta lección nos enseña que si no colocas las piedras grandes primero, nunca podrás colocarlas después. ¿Cuáles son las grandes piedras de tu vida? Tu familia, tus amigos, tus sueños, tu salud, la persona que aprecias… Recuerda, sitúalas en primer lugar y el resto encontrará el suyo.

La razón de hacer una serie de tareas ha de ser llegar a cumplir unos objetivos, una meta. Esos objetivos son nuestros ‘grandes objetivos’, cada uno tiene los suyos propios pero habitualmente van entorno a esos valores: familia, amigos, salud…

Usando la jerga de la gestión del tiempo, podríamos decir que saber poner la gravilla, arena y agua en el jarrón sería un enfoque ‘de abajo a arriba’, como el que explica Getting Things Done, mientras que decidir cuáles son nuestras piedras grandes es un enfoque ‘de arriba a abajo’, en la línea de los consejos de Stephen R. Covey.

Hemos de tener en cuenta, y en la parábola no se explica, que la gravilla y arena que pongamos en el jarrón siempre tiene que complementar nuestras piedras. Todo el trabajo que hagamos ha de estar orientado a conseguir esos objetivos.

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En concreto, si comparamos un sistema de productividad personal con la filosofía y las reglas de diseño en los sistemas Unix, encontramos parecidos. Las reglas listadas a continuación provienen del libro de Eric Steven Raymond “The Art of Unix Programming” (disponible on-line). De las 17 reglas que aparecen, estas son algunas de las que podemos aplicar a nuestro flujo de trabajo:

Escribe partes simples conectadas por interfaces limpios
(Regla de modularidad)

Hay una gran ventaja en usar mecanismos separados para cada área (contactos, tareas, email…) en lugar de usar un software monstruoso que lo gestione todo. Si en alguna ocasión queremos actualizar o cambiar una de las áreas, podemos hacerlo sin tirar a la basura el resto. De la misma forma, sé favorable a los interfaces universales (RSS, email, o papel), así no te convertirás en esclavo de la herramienta.

La claridad es mejor que la inteligencia
(Regla de claridad)

Cuando tomas nota de tus eventos, tareas y proyectos, anota las instrucciones que te estás dando a ti mismo de la forma más clara y sencilla de entender posible. “Crear una compañía” es poco específico y propenso a no realizarse. “Llamar a Luis para preguntarle cómo fundó su SL 91-121-22-22″.

También evita vocabulario complejo, codificado, jerárquico y contextual, y algoritmos de ordenación: recuerda que la claridad es más importante que las anotaciones ‘inteligentes’.

Convierte el conocimiento en datos para que la lógica del programa pueda ser simple y robusta
(Regla de la representación)

Incluye toda la información que te pueda hacer falta para completar el trabajo en tu sistema. Por ejemplo, si has de hacer una llamada, incluye el número de teléfono al anotar la tarea. Haz que tu información sea lo más rica posible, ya que tu sistema es sólo un camino para que las cosas sigan moviéndose.

Cuando tengas que caer, hazlo cuanto antes y escandalosamente
(Regla de reparación)

Si pasas tiempo montando un sistema de productividad personal (sea GTD u otro) y te falla, detente. Entiende la razón por la que has olvidado el cumpleaños de tu madre. Sé prolijo sobre ello. Resalta mentalmente ese “ruidoso error” y adapta tu sistema para evitar que vuelva a suceder.

El tiempo de programador es caro; consérvalo en favor del tiempo de máquina
(Regla de economía)

No hagas nada que el ordenador pueda hacer por ti. En lugar de gastar tiempo archivando laboriosamente todos tus documentos, busca aquello que necesites al vuelo (Google Desktop es ideal para ello). Aprende atajos de teclado para no tener que mover demasiado el ratón. Automatiza tareas como los backups. Haz que tu ordenador trabaje para ti, en lugar de tú trabajar para él.

Haz un prototipo antes de pulir. Consigue que funcione antes de optimizarlo.
(Regla de optimización)

No hay un sistema de productividad perfecto. El mejor sistema es el que estás usando. No hace falta memorizar el libro de GTD para empezar a organizar cosas. Decide un método para organizarte y empieza a usarlo, ya irás puliéndolo con el tiempo.

Diseña para el futuro, porque llegará antes de lo que crees.
(Regla de extensibilidad)

¿Vas a usar siempre ese software o esa dirección de e-mail? Prepara tu sistema a prueba del futuro escogiendo herramientas que poseas y no bloqueen tus datos en formatos propietarios, de forma que no puedas volver atrás.

(De Applying Unix Philosophy to Personal Productivity)

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Seguramente habremos empezado creando carpetas para los mensajes prioritarios. Después para cada área. Más tarde, para cada proyecto… Y hemos acabado con tantas carpetas que se han convertido en inútiles. (¿Dónde pongo esto, en prioritario, o en Proyecto Importante?).

Una posible solución es convertir nuestro correo en un sistema GTD. Merlin Mann hizo una propuesta, en la que la estructura de carpetas imitaba un sistema GTD. Pero tiene un par de cosas que no me convencen:

• Tener un sistema completo GTD en el correo está bien si se usa como sistema principal; pero si además tenemos otro sistema externo duplicamos también el trabajo de control, revisión… Esto va un poco en contra del mismo GTD, que recomienda reducir al mínimo la cantidad de sitios que mantener.
• Merlin usa una carpeta ‘Responder’, para e-mails que tardarás dos minutos en responder. Según GTD, lo que lleva dos minutos de trabajo se resuelve en el momento, no se archiva para otro momento.

Una evolución de este sistema es el trío de confianza de Gina Trapani (Lifehacker). Simplifica al máximo las carpetas, hasta usar sólo tres:

• Seguimiento: donde se guardan los e-mails con tareas (las que se tarda más de dos minutos en hacer, las que se tarda menos se realizan). Al meter aquí una tarea, también se debe meter en nuestro sistema GTD. Se debe revisar a menudo para eliminar las tareas completadas.
• Archivo: almacén permanente de todos los e-mails leídos, tareas completadas, etc. que creemos que nos puede hacer falta consultar en un futuro (los que creamos que no se consultarán, los borraremos). Quizá te dé algo de miedo archivar todos los mensajes en una sola carpeta sin ningún orden, pero:
  • no volverás a consultar esos mensajes el 95% de veces
  • tienes el buscador de tu programa de correo para encontrarlos
  • por esto, no sale a cuenta la complejidad de añadir carpetas con el rendimiento que va a tener
• Referencia: mensajes que te conviene tener a mano durante los próximos días (pongamos, una conversación que habla sobre un proyecto que tienes en marcha, datos acerca de una tarea concreta…). Se ha de revisar y limpiar a menudo para que no se acumule material antiguo.

A partir de aquí, hay que mantener vacía la bandeja de entrada: borrando los mails que no nos interesa, archivando los que nos pueden hacer falta, contestando los que nos llevan menos de dos minutos, y guardando en Seguimiento las tareas a hacer.

El problema de este sistema es que se han de revisar a menudo las carpetas para que no se acumule material antiguo. La ventaja, la simplicidad de gestión y la tranquilidad de mantener una bandeja limpia: un Inbox vacío nos da la tranquilidad de saber que tenemos toda la información bajo control.

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• tracks: gestor de tareas, al mejor estilo GTD. Es una aplicación web, pero viene con su propio servidor (con lo que no tenemos que saber nada de servidores web, si no queremos). Una de sus ventajas es la de publicar las distintas listas en RSS.
  
• hnb: gestor de notas para consola. Tiene un modo de gestor de tareas, que indica el progreso de tareas hechas en la lista. Para amantes de la ‘ventana negra’. Hay versión para Zaurus.
  
• evolution: es el gestor de información personal más común. Al igual que con otros gestores, hay quien adapta su uso al sistema GTD.
• VYM (View your Mind): herramienta de mapas mentales (midmapping) . Es muy atractiva, y tiene diversas opciones de exportación, como por ejemplo a web
  
• gjots2: sencilla aplicación para recopilar notas. Permite ordenarlas de forma jerárquica. Para mantener el material de referencia centralizado.

Estas son sólo algunas de las opciones. ¿Trabajas en linux y sigues GTD? ¿Qué software usas?

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• Revisar nuestros objetivos
• Decidir qué hábitos vamos a trabajar

Para aquellos que usáis GTD, podéis aprovechar para hacer las revisiones de los 30.000, 40.000 y 50.000 pies. Jeroen Sangers, de El Canasto, explica cómo pasa la Navidad a 50.000 pies, y lo importante que es esta revisión:

Para definir tu visión de modo emocional e intuitiva, simplemente escribes “¿Que es el fin de mi vida?” encima de una hoja de papel y apuntas la primera respuesta que encuentras. Continúa apuntando respuestas hasta que más o menos 20 minutos más tarde encuentras una respuesta que te hace llorar.

Respecto a los hábitos, una vez hecha la revisión y decidido si hay que cambiar algo, ayúdate del post ‘30 días para el éxito‘ de hace unos días. En los próximos días colgaremos algunos artículos más con ideas de hábitos que podeis decidir implantar o quitar durante el próximo año.

En cualquier caso, lo importante es que paséis una feliz Navidad, un próspero Año Nuevo, y deseamos poder seguir compartiendo el año con vosotros a través de nuestros consejos.

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En él explica cómo usar el sistema de etiquetas de Gmail para dar significado a los elementos. Primero, se auto-envía mensajes con cada uno de los ítems. Después usa el siguiente criterio de etiquetas:

• Etiquetas estándar de GTD: ‘Aplazado’, ‘AlaEspera’ y ‘AlgunDia’
• Dos etiquetas para cada proyecto abierto: ‘MiProyecto:Acciones’ y ‘MiProyecto:Referencia’
• El prefijo ! (exclamación) para los contextos, de forma que queden los primeros en la lista de etiquetas
• Los proyectos tienen el prefijo * (asterisco) para distinguirlo de los estados

Una ventaja básica que encuentra a este sistema es que usa la misma cuenta para recibir el correo que para gestionar las tareas, de forma que los e-mails quedan automáticamente integrados.

Para los que encuentren útil esta forma de gestionarlo todo con etiquetas, también les será útil probar MonkeyGTD, un sistema autocontenido donde se puede considerar que todo son etiquetas (actualmente uso una versión 2 en estado Alfa, pero que me está funcionando perfectamente)

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Como muchos otros, empecé con GTD, y al tiempo me di cuenta de que añadía las tareas más rápido de lo que las que podía realizar.

Un día estaba hablando con un amigo que también se había puesto de forma feroz con GTD. Me dijo:

- Cuando pones algo en tu lista de tareas, estás comprometiéndote a hacerlo. Quiere decir que no vas a hacer otras cosas. Así que tienes que elegir entre esas cosas. Bien, ¿por qué has de escoger?
- ¿Porque tu tiempo es limitado? - dije, después de pensarlo un segundo
- Porque vas a morir.

En ese momento, me iluminé.

Mi amigo hizo la observación que la lista de tareas es, en cierto modo, una calavera sobre la mesa que nos recuerda que nuestro tiempo aquí es limitado, y deberíamos sacar el máximo partido; así la lista también se convierte en una herramienta para conseguir esto.

Lo he interpretado como un imperativo para mover los elementos persistentes de la lista de tareas al archivo Algún día / Quizá. O ni siquiera dejarlos entrar en la lista de tareas, para empezar.

Haz un repaso a ese tipo de elementos, seguro que tú también los tienes. No has de deshacerte de ellos sólo trasladarlos a la lista de Algún día y olvidarte de ellos por el momento

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