Acabamos de entrar en verano. Hace semanas que estamos preparando las vacaciones y dentro de poco podremos disfrutarlas; al fin y al cabo nos las hemos ganado con todo lo que hemos trabajado durante el año.

Aún estando en esta recta final antes del descanso merecido, podemos ser más productivos aprovechando esta circunstancia especial, aplicando algunas cosas que ya conocemos de GTD

Cierra todos los proyectos que puedas.

No es sólo porque tu jefe o clientes vayan a tomarse mal que dejes algunos proyectos colgados. Cerrar los proyectos que tienes entre manos permitirá que los liberes de tu mente, evitando que pienses en ellos durante las vacaciones. Acepta nuevos proyectos, pero dando plazos para empezarlos pasados tus días de descanso, y una vez aceptados procura no empezar su desarrollo.

Haz un ciclo profundo de organización

Los que hayan seguido el método GTD, recordarán cuando empezaron a usarlo. Los primeros pasos seguramente llevaron días, pero fueron muy productivos y nos dejaron con la mente mucho más vacía de preocupaciones. Esto fue porque nos tomamos suficiente tiempo para aplicar los consejos de GTD a todo lo que nos rodeaba. Si queremos irnos de vacaciones relajados, es un buen momento para repetir el proceso:

• Procésalo todo: además de tus bandejas de entrada habituales, revisa los cajones, bandejas y armarios de la oficina, en busca de cosas que puedas tirar a la basura o mejorar. No te dejes las estanterías ni las paredes. Deshazte de todo lo que puedas, y apunta todo lo que se pueda mejorar, para encargarte de ello a la vuelta.
• Observa las bandejas de entrada, archivos y otras herramientas: ¿qué problemas te han dado durante este año? ¿Necesitas nuevo material de oficina? Quizá debas hablar con tu administrador de correo electrónico para que te aumente la cuota de disco. O los cajones de archivo empiezan a atascarse y necesites nuevo mobiliario. Todo lo que puedas mejorar en este aspecto te ayudará en tu siguiente año de trabajo.
• Haz una revisión profunda de tus tareas: revisa tu sistema completo, más allá de la revisión semanal. Plantéate si ese proyecto que lleva tanto tiempo sin avanzar sería mejor dejarlo en la lista de ‘algún día’, o, al revés, pensar en hacer realidad alguna de tus ideas pendientes. Asegúrate de que todas las tareas que tienes asignadas deben ser hechas (sino, bórralas) o si eres tú la mejor persona para hacerlas (sino, delégalas).
• Haz una revisión a todas las alturas: coge el avión y ve nivel por nivel, viendo si tus tareas y tus objetivos se corresponden. Así empezarás el próximo curso seguro de que tus esfuerzos van en la dirección correcta.

Cambia de sistema de gestión de tareas

Quizá lleves tiempo pensando en usar un nuevo sistema de gestión de tareas, pero lo hayas retrasado por falta de tiempo, o por lo costoso que sería pasar todo lo que tienes apuntado. Hacerlo ahora te ayudará a matar dos pájaros de un tiro: además de los beneficios del nuevo sistema, pasar la información de un lado al otro es la mejor forma de sanear tu lista de tareas.

Desaparece

Hoy en día es difícil para algunos irse de vacaciones y que nadie nos interrumpa el descanso con una llamada inoportuna. Aun así, intentemos evitarlo tanto como podamos.

Acuerda con otro compañero las fechas de vacaciones. Antes de irte, explícale el estado de tus distintos proyectos, y avísale de las posibles incidencias con las que pueda encontrarse. Pon en tu correo electrónico un mensaje de ‘fuera de la oficina’ indicando los datos de contacto de tu compañero para temas urgentes. No te sientas culpable, cuando él esté de vacaciones te tocará a ti echarle un cable.

Si puedes, desconecta el teléfono. Si no puedes, intenta desviar todas las llamadas directamente al buzón de voz; no evitará que te enteres de que te llaman, pero podrás gestionar mejor cuándo y cómo atenderlas. Lo mismo sirve para consultar el e-mail.

Prepara lectura para las vacaciones

Aprovecha los días de descanso para leer. Prepárate libros de temas que te puedan ser útiles, ya sea para tu área profesional (acerca de nuevos procedimientos en tu industria, un lenguaje de programación que aún no conoces), mejorar tu productividad (quizá una relectura de GTD) o para ayudarte en tus objetivos.

Todos estos consejos van orientados sobretodo a tres objetivos que creo básicos en unas vacaciones. El primero es evitar que nosotros mismos nos generemos estrés pensando en el trabajo en las pocas ocasiones que tenemos para desconectar de él. El segundo es prevenir que otros nos interrumpan el descanso. Finalmente, el tercero es empezar el nuevo curso con los objetivos a seguir lo más claro posibles.

Actualización: he descubierto este artículo en El Canasto que complementa perfectamente lo dicho aquí.

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Desde que el e-mail es una herramienta básica de comunicación, se ha convertido para muchos en el sitio por el que recibimos la mayoría de información relacionada con el trabajo. Por tanto, conviene tener controlado cada mensaje.

Seguramente habremos empezado creando carpetas para los mensajes prioritarios. Después para cada área. Más tarde, para cada proyecto… Y hemos acabado con tantas carpetas que se han convertido en inútiles. (¿Dónde pongo esto, en prioritario, o en Proyecto Importante?).

Una posible solución es convertir nuestro correo en un sistema GTD. Merlin Mann hizo una propuesta, en la que la estructura de carpetas imitaba un sistema GTD. Pero tiene un par de cosas que no me convencen:

• Tener un sistema completo GTD en el correo está bien si se usa como sistema principal; pero si además tenemos otro sistema externo duplicamos también el trabajo de control, revisión… Esto va un poco en contra del mismo GTD, que recomienda reducir al mínimo la cantidad de sitios que mantener.
• Merlin usa una carpeta ‘Responder’, para e-mails que tardarás dos minutos en responder. Según GTD, lo que lleva dos minutos de trabajo se resuelve en el momento, no se archiva para otro momento.

Una evolución de este sistema es el trío de confianza de Gina Trapani (Lifehacker). Simplifica al máximo las carpetas, hasta usar sólo tres:

• Seguimiento: donde se guardan los e-mails con tareas (las que se tarda más de dos minutos en hacer, las que se tarda menos se realizan). Al meter aquí una tarea, también se debe meter en nuestro sistema GTD. Se debe revisar a menudo para eliminar las tareas completadas.
• Archivo: almacén permanente de todos los e-mails leídos, tareas completadas, etc. que creemos que nos puede hacer falta consultar en un futuro (los que creamos que no se consultarán, los borraremos). Quizá te dé algo de miedo archivar todos los mensajes en una sola carpeta sin ningún orden, pero:
  • no volverás a consultar esos mensajes el 95% de veces
  • tienes el buscador de tu programa de correo para encontrarlos
  • por esto, no sale a cuenta la complejidad de añadir carpetas con el rendimiento que va a tener
• Referencia: mensajes que te conviene tener a mano durante los próximos días (pongamos, una conversación que habla sobre un proyecto que tienes en marcha, datos acerca de una tarea concreta…). Se ha de revisar y limpiar a menudo para que no se acumule material antiguo.

A partir de aquí, hay que mantener vacía la bandeja de entrada: borrando los mails que no nos interesa, archivando los que nos pueden hacer falta, contestando los que nos llevan menos de dos minutos, y guardando en Seguimiento las tareas a hacer.

El problema de este sistema es que se han de revisar a menudo las carpetas para que no se acumule material antiguo. La ventaja, la simplicidad de gestión y la tranquilidad de mantener una bandeja limpia: un Inbox vacío nos da la tranquilidad de saber que tenemos toda la información bajo control.

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