Aprovechando las vacaciones, he dado un repaso a una de las áreas de mi sistema de gestión de tiempo: el entorno físico.

Tengo una habitación que uso para distintas cosas, una de ellas es mi pequeño despacho personal. Con el tiempo y el uso, ha ido quedándose pequeña, así que le he dedicado algo de mi tiempo a aplicar un par de consejos.

Redistribución del espacio

El primero de los trucos ha sido la redistribución del espacio. Desde que empecé a usar la habitación he ido usándola cada vez para más cosas. Por ejemplo, al principio la usaba sólo para hacer cosas personales, pero al cabo del tiempo he tenido que hacerme un hueco para teletrabajar con el portátil de la empresa.

Moviendo unos centímetros una mesa, colocando a continuación un armario y cambiando de sitio una pequeña estantería para los CDs he conseguido que la habitación parezca el doble de grande.

Limpieza de material

Otra de las cosas que necesitaba la habitación era eliminar cosas inútiles. Para empezar, había cosas apiladas porque no encontraba el momento de ir a un  punto de reciclaje para deshacerme de ellas. Ahora no tenía excusa, así que lo apilé todo junto a la puerta de casa y me lo llevé al día siguiente.

Los armarios necesitaban otro repaso. Como buen informático, tenía varias bolsas donde iba acumulando cables de todo tipo. Viendo el espacio que ocupaba, compré cuatro cubetas de 5€ donde ordené el material en cables de corriente eléctrica (para conectar los PCs, alargos, etc), alimentadores eléctricos (muchos estaban desconectados y por el suelo), cables de informática (USB, monitor, cables internos delordenador, red, teléfono…) y cables de audio (tengo bastantes, necesitaban una cubeta para ellos). Ahora sé los cables que tengo (antes sólo engrosaban una pelota), y son más accesibles.

Por último, hasta dónde he llegado, tengo un gran volumen de CDs que he ido acumulando durante el tiempo (distribuciones Linux, CDs de revistas, drivers…). Mi primera reacción fue comprar más archivadores, pero después de eso decidí revisar los archivadores que tenía, aplicando un filtro:

• Si es cualquier contenido duplicado, se elimina
• Si es música se guarda
• Si es una distribución de Linux que no es la última versión, se elimina
• Lo mismo para cualquier software de más de dos años… No voy a instalar ningún programa de 1997 a estas alturas
• Y, por supuesto, cualquier otra cosa que claramente no vuelva a usar

De esta forma he eliminado fácilmente entre 200 y 300 discos. Esto me ha dejado los archivadores medio vacíos, calculo que tengo espacio para acumular CDs durante dos o tres años más. Además, una serie de CDs que tenía sueltos y en cajas los he metido en los archivadores. Entre todo, he dejado un buen hueco.

Todavía no he acabado, me faltan algunos detalles, como esconder y ordenar un poco los cables (ya he comprado canaleta). pero creo que el grueso de la tarea está hecho. Ya desde el primer día de limpieza, al dejarlo todo ordenado, me sentí más predispuesto a trabajar. Después de la experiencia, recomiendo no sólo la limpieza sino el dar un par de vueltas a las habitaciones que más usamos por ver si con una pequeña reorganización podemos sacarle más provecho.

Y además, con el nuevo espacio ganado, incluso hemos podido comprar un banco de trabajo para seguir trabajando en las manualidades.

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Se nota que estamos en verano, los bloggers de productividad personal no paramos de dar consejos para pasar las vacaciones lo mejor posible. En hábitos vitales nos dan sus 10 consejos para pasar estos días. Me ha llamado la atención este:

Dos veces me he puesto enfermo durante (mini) vacaciones en los últimos 4 años, y tenía todo que ver que me iba de una situación de estrés a una situación de descanso en una manera demasiada brusca.

Doctores en California han revelado que la relajación repentina después periodos largos de estrés pueden resultar en la depleción de glóbulos blancos, lo cuál debilita tu sistema inmunitaria. Date a ti mismo un día de descanso entre tu último día de trabajo y el día cuándo vas de viaje para ayudar suavizar la transición.

Por supuesto, sería muy mala suerte no poder aprovechar las vacaciones por una enfermedad, así que vayamos con cuidado a la hora de bajar el ritmo.

Tenéis el artículo completo en “10 situaciones típicas de vacaciones (y como afrontarlos)“.

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Una de las cosas indispensables para un buen ritmo de trabajo es tener despejada y ordenada la mesa de trabajo. Pero es posible que si estamos en épocas de estrés y de mucha carga de trabajo nuestra mesa se haya convertido en una selva.

Probablemente eso nos genere aún más estrés, pero ¿cómo solucionarlo, si no tenemos tiempo para ordenarlo?

Hay un sencillo ejercicio de 5 minutos con el que limpiaremos el escritorio y reduciremos nuestro estrés. Para ello necesitamos:

1. Una caja de cartón de archivo con tapa
2. Una papelera
3. Una bandeja de entrada vacía
4. Un trapo de limpieza
5. Limpiador de muebles
6. Una alarma o reloj para controlar el tiempo

Una vez tengamos todo esto, nos ponemos delante de la mesa con estos elementos en el suelo, preparamos la alarma para 5 minutos y hacemos una  cuenta atrás (5-4-3-2-1…Ahora!)

Ahora sólo tenemos 5 minutos para acabar.

Coge todo lo que haya sobre la mesa y apílalo, después empieza a revisarlo rápidamente. Si no sirve para nada, a la papelera. si requiere  atención inmediata o es muy importante, al buzón de entrada. Pon los libros y revistas inmediatamente en las estanterías. Las revistas viejas a la basura. Bolígrafos y lápices al cajón o lapicero. El resto de cosas a la caja de archivo.

No pares con ningún elemento. Ante la duda, mete el elemento en la caja de archivo. Coge el trapo y limpia la superficie. Vacía la basura. Y date un respiro de alivio.

Ahora no has resuelto todavía el problema del todo, pero ya tienes las cosas en un lugar de confianza: has tirado lo que no sirve y te has quitado de tu vista el resto de cosas. Aún debes procesar correctamente todo lo de la caja de archivo cuando tengas un rato, pero a cambio has podido bajar el nivel de estrés. Y sólo te ha llevado 5 minutos.

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Predicando con el ejemplo, he decidido darle una oportunidad a otro gestor de tareas y migrar mi MonkeyGTD combinado con tiddlyspot. Si la cosa no funcionam acabaré usando la nueva versión 3 MonkeyGTD. El primer conejillo de indias ha sidotracks. Es un sistema de gestión basado en GTD, y de él me ha atraído:

• Es Open Source
• Puedo instalarlo yo mismo, así mantengo el control del contenido (uhm… ¿qué me pasaría si RTM un día cerrara o quisiera llevarme de allí las tareas?)
• Puede compartir tareas entre usuarios (y al ser instalación propia no tengo límite de usuarios, puedo dar cuentas a toda mi familia)
• Según se dice en su web, está hecho con GTD en mente
• Tiene un interface para entrar por móvil (ahora MonkeyGTD me carga en el iPhone, pero tarda muuucho, y es inusable)

Así que lo he instalado. A primera vista, tiene un aspecto más bien sobrio pero atractivo. Una serie de pestañas anuncian la parte GTD: home, contextos, proyectos, recordatorio, hecho y notas.

Lo bueno

Hay una serie de características interesantes. Dispone de estadísticas para ver el progreso que vamos haciendo con las tareas a lo largo del tiempo. También tiene varios feeds rss, ical y txt para integrarlo con otras aplicaciones. Podríamos, en teoría, ver las tareas con fecha desde un calendario externo, como Google calendar. También podríamos dar el enlace del feed a un cliente o colaborador para que fuera viendo nuestros progresos en los proyectos que le atañen.

Otro tema atractivo es el de las fechas. Muestra la fecha de caducidad de las tareas, cambiando de color a naranja el día anterior para destacarlas. También muestra en amarillo las tareas sin fecha que llevan más de 6 días (configurable) pendientes, para advertirnos de ‘tareas atascadas’

Poco GTD

Mi primer intento ha sido el de crear una tarea desde el móvil. No he podido, porque me obligaba a asignarle un contexto y todavía no había creado uno. He tenido que volver (por comodidad) al PC y  añadir unos cuantos contextos.

También he creado algunos proyectos, con intención de pasar mi sistema actual. La aplicación va bastante lenta, aún usando Ajax. No tiene una opción específica para indicar si es un ‘proyecto futuro’ (someday / maybe), pero podemos poner etiquetas libres tanto a los proyectos como a las tareas, así que esto es lo que he usado para marcarlos.

Al crear tareas, a parte de algunos errores de la aplicación, he tenido un ‘choque’ de concepto serio: una tarea sólo puede pertenecer a un contexto. A partir de ahí, se me ha desmontado todo.

He pensado en usar sus ‘contextos’ para indicar el área de interés de la tarea (familia, blog, trabajo, etc…), y usar tags para los contextos (@online, @email…). A esto le tenía que añadir los tags de ‘a la espera’ o ‘próxima acción’.

No parece mala idea, pero he visto que no es sostenible, por lo siguiente:

• Las etiquetas se tienen que indicar a mano. A la larga, uno acaba por olvidarse alguna, escribirla de distinta forma, etc.
• La etiqueta ‘póxima acción’ es una etiqueta más. Esto quiere decir que no tiene un tratamiento especial. Estoy acostumbrado a tener un panel donde me enseña las siguientes tareas, agrupadas por contexto, proyecto, etc. y así evaluar la mejor opción en cada momento.
• No es práctico hacer una revisión, los proyectos no muestran (por el punto anterior) si tienen ‘próximas tareas’ o no, así que para refrescarlos se tiene que ir uno por uno y comprobar si necesita actualizarse.

En resumen, es atractivo como gestor de tareas, pero le faltan herramientas especializadas para pasar de ser una lista de tareas a una herramienta GTD.

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Categories: GTD, Webapps
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El gimnasio, reclamar una factura… Entre nuestras tareas, siempre hay algunas que no las queremos hacer. Pensarás, para un gurú de la gestión de tareas es algo muy sencillo; según ellos, teniéndolo en la lista de tareas es suficiente para leerlo y hacerlo, pero para el resto de nosotros es muy goloso dejarlo para otro día.

Y sí, es difícil. Pero quizá echando mano de estos consejos pueda serte algo más sencillo:

1. Haz que sea la primera tarea de la mañana: ya sabemos que la mañana es un buen momento para las cosas importantes. Sino, alargaremos las tareas previas para no llegar nunca a las difíciles, y al final es muy fácil dejarse llevar y pensar ‘no importa, lo dejamos para mañana’. Que sea la primera tarea te dará menos posibilidades para ‘escaparte’.
2. Si es algo que debas hacer varias veces a la semana, hazlo a diario: como en la adquisición de los hábitos, es más sencillo hacer una tarea cada día que sólo algunos días. La tendencia será a hacer un día la tarea, el siguiente no hacerla porque no toca, el siguiente tampoco porque querremos descansar…
3. Busca a alguien que te acompañe: las penas compartidas se llevan mejor. Compartir la tarea con alguien es un elemento de motivación, así el día que uno esté un poco más perezoso, tendrá a la otra persona que le empujará. También nos motivará la competencia por ver quién consigue mejores objetivos.
4. Prepáralo todo: sacar todas las herramientas sobre un banco de trabajo y verlas ordenadas de mayor a menor te llevará a empezar con más ganas esa mesa que querías hacer; comprar una botella de agua nueva y un pulsómetro para el gimnasio hará que tengas ganas de ir sólo por usarlos. Si has de salir a correr, el sólo hecho de ponerte la ropa de deporte hace que te metas en el papel de corredor, y te deja sólo a un paso de la puerta, y de empezar la tarea.
5. Comprométe a hacerlo: díselo a otra persona, así adquieres un compromiso con tal de no decepcionar. Apunta en algún sitio cuándo quieres conseguir el objetivo, y tenlo bien presente.
6. Recuerda la satisfacción: completar una tarea que tanto nos cuesta siempre nos aporta más energía y motivación que otro tipo de tareas. Piensa en cómo te vas a sentir cuando la acabes.

Editado: Fotografía de Gironweb.

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Categories: Motivación, Procrastinación
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