Cuando tenemos un rato libre y nos disponemos a hacer la primera tarea de nuestra lista, nos queremos dar un momento de tranquilidad antes de empezar para ver una tira cómica, o repasar el correo que nos ha llegado antes de empezar, ponernos al día con los foros y blogs… Y enseguida nos damos cuenta de que se ha acabado el tiempo que teníamos, y no hemos hecho nada. Estas actividades se convierten para nosotros en fugas de tiempo.

Las fugas de tiempo son actividades que consumen nuestro tiempo inútilmente. En el entorno de la productividad, acostumbran a ser fuentes de información, como blogs, noticias, etc., pero:

• No vienen filtradas: es información en bruto, y requiere que le prestemos atención para ver si nos interesa realmente o no.
• Son ‘adictivas’: como nos interesa el tema, la información nos lleva a más información, y a más…

Como resultado, acabamos pasando horas leyendo y contestando mensajes, que en ocasiones sí nos pueden ser útiles, pero la mayoría de veces lo único que hacen es rellenar ese tiempo que teníamos para realizar una tarea, sin que a cambio obtengamos resultados útiles.

Algunos consejos para evitar las fugas de tiempo son:

• Haz limpieza: borra la mayoría de tus suscripciones a blogs, a lo sumo deja las más importantes. Reduce los enlaces que visitas cada mañana, y borra de tus favoritos algunos foros. Esto además te obliga a valorar cuáles son tus fuentes más importantes. Haz limpieza regularmente, porque en poco tiempo tu lista de RSS volverá a crecer. O ayúdate de alguna herramienta para no acceder a esas páginas (ver a continuación).
• Márcate un horario: no consultes el e-mail lo primero de todo, sino para cuando ya hayas hecho alguna tarea. Deja la lectura de los blogs para el final de la jornada, así el tiempo que le dediques no se podrá dilatar demasiado.
• Sustituye las fugas por otra actividad: por ejemplo, cuando tengas la necesidad de irte a ver vídeos de YouTube o consultar compulsivamente las noticias, párate y coge ese libro que tienes a medio leer, y lee un párrafo o una página. En lugar de abrir tu red social preferida, levántate y ve a tomar un vaso de agua, al volver quizá te centres más en hacer tus tareas.
• Usa herramientas para controlarlo: si usas Firefox, hay algunas extensiones como MeeTimer, que mantiene un registro de páginas visitadas para poder detectar tus fugas de tiempo; LeechBlock y Invisibility Cloack, que bloquean las páginas que indiquemos durante cierto horario; o Morning Coffee, para dosificar y repartir las páginas durante la semana.

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Categories: Procrastinación, Productividad
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En ocasiones habremos oído hablar del Principio de Pareto, quizá no por su nombre pero sí por su enunciado. Aplicado a la productividad personal, vendría a decir que el 20% de nuestras tareas son para solucionar el 80% de nuestro trabajo pendiente, mientras que el otro 80% sólo nos resuelve el 20% del trabajo. Los porcentajes seguramente no son exactos, pero nos dan una idea de que no todas las tareas tienen el mismo peso.

¿Cómo podemos sacar provecho a esto? Con la lista de Tareas Más Importantes. Se trata de que el día antes nos dejemos preparada una lista de las tareas que vamos a hacer al día siguiente, pongamos por caso, 5 tareas. Estas tareas las pondremos en el orden que las vamos a realizar. Pondremos primero las tres primeras tareas más importantes, que resuelvan un 80% del trabajo que tengamos que hacer.

Hecho esto, llegaremos al trabajo al día siguiente y empezaremos a hacer las tareas por orden; a primera hora somos más productivos, nos será más fácil acabar la primera tarea de la lista por costosa que sea.

En las primeras horas, o aunque no pudiéramos acabar todas las tareas de la lista, nos aseguramos que, al haber empezado por el 20% más importante del trabajo, cada día nos podremos quitar de encima al menos un 80% de lo deseado. Esto nos permitirá avanzar más que realizando las mismas tareas en otro orden, u organizándolas sólo con los criterios de siempre.

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Categories: Productividad
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Reprogramar nuestro flujo de trabajo personal se parece mucho a programar en un ordenador. Igual que los programas ayudan a automatizar procesos, un buen sistema de productividad nos ayuda a automatizar la información que nos llega para convertirla en tareas y ejecutarlas.

En concreto, si comparamos un sistema de productividad personal con la filosofía y las reglas de diseño en los sistemas Unix, encontramos parecidos. Las reglas listadas a continuación provienen del libro de Eric Steven Raymond “The Art of Unix Programming” (disponible on-line). De las 17 reglas que aparecen, estas son algunas de las que podemos aplicar a nuestro flujo de trabajo:

Escribe partes simples conectadas por interfaces limpios
(Regla de modularidad)

Hay una gran ventaja en usar mecanismos separados para cada área (contactos, tareas, email…) en lugar de usar un software monstruoso que lo gestione todo. Si en alguna ocasión queremos actualizar o cambiar una de las áreas, podemos hacerlo sin tirar a la basura el resto. De la misma forma, sé favorable a los interfaces universales (RSS, email, o papel), así no te convertirás en esclavo de la herramienta.

La claridad es mejor que la inteligencia
(Regla de claridad)

Cuando tomas nota de tus eventos, tareas y proyectos, anota las instrucciones que te estás dando a ti mismo de la forma más clara y sencilla de entender posible. “Crear una compañía” es poco específico y propenso a no realizarse. “Llamar a Luis para preguntarle cómo fundó su SL 91-121-22-22″.

También evita vocabulario complejo, codificado, jerárquico y contextual, y algoritmos de ordenación: recuerda que la claridad es más importante que las anotaciones ‘inteligentes’.

Convierte el conocimiento en datos para que la lógica del programa pueda ser simple y robusta
(Regla de la representación)

Incluye toda la información que te pueda hacer falta para completar el trabajo en tu sistema. Por ejemplo, si has de hacer una llamada, incluye el número de teléfono al anotar la tarea. Haz que tu información sea lo más rica posible, ya que tu sistema es sólo un camino para que las cosas sigan moviéndose.

Cuando tengas que caer, hazlo cuanto antes y escandalosamente
(Regla de reparación)

Si pasas tiempo montando un sistema de productividad personal (sea GTD u otro) y te falla, detente. Entiende la razón por la que has olvidado el cumpleaños de tu madre. Sé prolijo sobre ello. Resalta mentalmente ese “ruidoso error” y adapta tu sistema para evitar que vuelva a suceder.

El tiempo de programador es caro; consérvalo en favor del tiempo de máquina
(Regla de economía)

No hagas nada que el ordenador pueda hacer por ti. En lugar de gastar tiempo archivando laboriosamente todos tus documentos, busca aquello que necesites al vuelo (Google Desktop es ideal para ello). Aprende atajos de teclado para no tener que mover demasiado el ratón. Automatiza tareas como los backups. Haz que tu ordenador trabaje para ti, en lugar de tú trabajar para él.

Haz un prototipo antes de pulir. Consigue que funcione antes de optimizarlo.
(Regla de optimización)

No hay un sistema de productividad perfecto. El mejor sistema es el que estás usando. No hace falta memorizar el libro de GTD para empezar a organizar cosas. Decide un método para organizarte y empieza a usarlo, ya irás puliéndolo con el tiempo.

Diseña para el futuro, porque llegará antes de lo que crees.
(Regla de extensibilidad)

¿Vas a usar siempre ese software o esa dirección de e-mail? Prepara tu sistema a prueba del futuro escogiendo herramientas que poseas y no bloqueen tus datos en formatos propietarios, de forma que no puedas volver atrás.

(De Applying Unix Philosophy to Personal Productivity)

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Categories: GTD, Productividad
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