Ya hemos hablado de la cadena de Seinfeld. Como dijimos, esta idea ha sido muy bien acogida en la red. Tanto que enseguida han aflorado herramientas para poder seguir la cadena.

Una de las primeras viene de la mano de SmarterFitter. Se trata de una aplicación web muy sencilla, donde se van marcando los días. No requiere registro y mantiene la información mediante un enlace personalizado.

En formato web también está Joe’s Goals. Esta página ya nos ayudaba a tener una lista de objetivos cumplidos, pero además estos días han añadido un contador que muestra los días consecutivos que hemos cumplido el objetivo.

Otra solución ha sido la que han hecho en GTD Wannabe, una hoja de cálculo con formato calendario en la que se puede seguir el mismo método. Por desgracia está en un formato privativo. Javier Ferrand ha adaptado este documento al castellano. Merece una mención especial por el artículo en sí mismo, que espero comentar en breve.

Y, por supuesto, tenemos el mundo analógico o de lápiz y papel: nos podemos hacer con varios calendarios tamaño bolsillo con las plantillas de DIY Planner, o crearlo nosotros mismos. En PDF con este generador de calendarios on-line (también en versión anual), o en RTF desde esta otra página.

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Categories: Motivación, Recursos
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En El Canasto hay una traducción de un artículo de Steve Pavlina, excelentes ambos, hablando de procrastinación. Describe qué la provoca, y cómo superar cada una de las causas:

En segundo plazo, si piensas de una tarea como un gran conjunto para finalizar, nunca vas a finalizarla. Si enfocas en una tarea sin poder visualizar todos los pasos necesarios para llegar al final, generas un sentimiento de abruma. El resultado es un sentido de dolor asociado a esta tarea y la ejecución de esta tarea queda retrasada.

La solución es empezar con una pequeña parte de la tarea en lugar de pensar en finalizar el total. Reemplace, “¿Cómo puedo finalizar esto?” con “¿Que paso pequeño puedo empezar ahora mismo?” Si simplemente empiezas trabajar en una tarea varias veces, al final acabes toda la tarea.

No puedo dejar de recomendar su lectura.

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Categories: Procrastinación
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Hace unas semanas apareció en LifeHacker un truco de motivación usado por el cómico norteamericano Jerry Seinfeld, que por lo que se lee ha tenido gran repercusión (bueno, un consejo de alguien que ha llegado alto siempre es bueno tenerlo en cuenta).

En la historia se cuenta que, al preguntarle sobre qué hacer para ser un buen cómico, contestó que el camino era escribir buenos chistes. Y para conseguir buenos chistes, se tenía que escribir cada día. Entonces añadió su secreto para escribir cada día: él tenía un calendario que en una sola página contenía todo el año a la vista. Lo colgaba en una pared bien visible, e iba marcando los días en los que escribía con un rotulador rojo.

Poco a poco, las cruces que hacía sobre los días iban definiendo una cadena. Entonces, el objetivo era no romper la cadena, es decir, escribir cada día.

El mantener la cadena nos hace ser constantes en nuestro esfuerzo, es mejor dedicar algo de tiempo a diaro a nuestro objetivo, que pasar muchas horas una vez a la semana.

Al parecer, este consejo ha calado bastante, y en breve seguiremos hablando de ello.

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Categories: Motivación
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Ben Hunt escribe en Web Design From Scratch un artículo acerca de 10 trucos a seguir para mejorar nuestra productividad. En resumidas cuentas:

1. Cerrar el e-mail: ha llegado un momento en que el e-mail puede ser tan molesto como el teléfono. Si no puedes cerrarlo, reduce las molestias.
2. No preocuparse por las prioridades: al final, todas las tareas son urgentes, así que él decide cada día a primera hora qué se hará.
3. Hazlo y punto: si ya has decidido qué hacer ese día, ve a por la primera tarea y no pienses en las siguientes. Motívate, date ánimos como te los daría tu jefe.
4. Descansa: el no hacerlo ralentizará tu trabajo y serás menos productivo. Cuando eso pase, haz una tarea que requiera poco esfuerzo o toma 10 minutos de descanso.
5. Informa a la gente: si tienes cosas que entregar a otras personas y se te acumulan, mantenlas informadas del estado de su tarea, evitarás que te presionen.
6. Prepara tiempo de contingencia: organiza tu calendario contando que, según la tarea, se te pueda alargar un 15-75%.Y si no lo usas, antes empezarás la próxima tarea.
7. Asegura tu trabajo: los accidentes ocurren, toma medidas para cuando lo hagan. Usa antivirus, copias de seguridad, sistemas de versiones…
8. El entorno: si el entorno de trabajo es agradable, más agradable será hacer el trabajo. Comprueba si estás en una posición correcta en tu puesto, y evita los ruidos.
9. El ordenador: ¿lo usas en tu trabajo? Pues procura que esté a punto. Reinstala elsistema operativo si es necesario, pon sus componentes al día…
10. Gestiona tu cuerpo: es una máquina compleja y es mejor que trabaje dentro de sus límites a forzarlos.

Muchos de estos trucos se hacen cada vez más comunes. La mayoría ya los había leído en otros sitios, e incluso algunos los aplico en mi día a día.

El correo lo leo una hora y media después de haber empezado la jornada, y en adelante sólo lo compruebo cada dos horas.

Si puedo, el día anterior me preparo las tareas para el siguiente, y puedo alterar esa lista en función de lo que vea en mi primera lectura de e-mail del día.

Y sí, hago copias de seguridad. Busqué el sistema menos elegante pero más sencillo que pude, y una vez a la semana se copia a un servidor todo el trabajo. Esto también procuro que lo hagan los compañeros, aunque en casa no he podido habituarme.

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Categories: Motivación, Productividad, todo
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Clipmarks es un servicio para tomar notas (literalmente copiar fragmentos) de páginas. La primera gran diferencia con otras aplicaciones es que no se puede usar a menos que se instale una extensión para Firefox o Internet Explorer.

Ya instalado, creamos un clipmark pulsando un botón, y pasamos a modo clip. Ahora los párrafos sobre los que pasemos con el ratón se resaltarán con un borde naranja. Para añadir al clipmark nos ponemos sobre el párrafo y hacemos click. Quedará marcado de color verde para diferenciarlo. También podemos añadir al clipmark texto seleccionado.

Una vez creado, podemos asignarle etiquetas. También podemos enviarlo por mail, o directamente a nuestro blog para que se publique. Por último tenemos la opción de hacerlo público o privado. La ventaja de hacerlo público es que pasamos a un sistema de comentarios, votos, etc. propio de las modernas aplicaciones web. El método público también puede ser una forma de convertirnos en bloggers, pero exclusivamente de recortes literales de web.

Apropiado para recogidas de datos (estudios, trabajos de investigación, etc) o como forma cómoda (más bien ‘comodona’) de crear un blog.

Ejemplo: mi primer clipmark acerca de la página de Firefox 2, y mi ‘clip log’

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Categories: Webapps
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David Seah es un diseñador preocupado por la productividad. Tanto es así que él mismo se diseña herramientas para la gestión del tiempo. Dispone de toda una serie de plantillas llamadas The Printable CEO para este propósito.

La primera que comentaremos es el Emergent Task Timer. Se trata de una plantilla en la que apuntamos las tareas que estamos realizando, y una serie de globos, que representan bloques de 15 minutos. Así, cada cuarto de hora que dediquemos a la tarea, tacharemos un globo. De esta forma, guardaremos un registro del tiempo.

Esta plantilla puede ser útil para hacer un análisis de en qué perdemos el tiempo al cabo del día, para ayudarnos a facturar los proyectos, o como herramienta de motivación. Disponible en versión PDF para imprimir o Flash.

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Categories: Productividad, Webapps
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Lo habitual al usar un método de gestión de tiempo (como GTD), es mantener una larga lista de tareas pendientes. El problema viene cuando, al cabo del tiempo, nos damos cuenta de que aquella lista no ha reducido su tamaño (para cada una que acabamos, nos aparecen dos más).

En distintos sitios hemos encontrado un par de trucos para evitar la frustración. Uno de ellos es mantener una lista de tareas pendientes pequeña, así nos será más sencillo llegar a la revisión semanal con 1/3 de éstas terminadas. En GTD podemos conseguir esto pasando muchas más tareas a un estado ‘Someday/Maybe’ o quitando a la mayoría de tareas la etiqueta ‘Next’ (aunque no requieran ninguna tarea previa).

Otra herramienta es la ‘did-do list’. Al contrario de una ‘to-do list’ (tareas por hacer), consiste en mantener una lista de ‘tareas realizadas’. Las veces que lo he probado ha sido satisfactorio, sobretodo al final del día, cuando uno ve que realmente ha hecho muchas pequeñas tareas y se puede sentir satisfecho.

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Categories: GTD, Motivación, Productividad, todo
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Web Worker Daily escribe, en inglés, una reseña de blocs de notas en web, con las que podemos guardar en un mismo sitio retales de información.

He probado anteriormente tres de ellas, con lo que hago mi propia valoración:

Google Notebook: el primero que conocí, queda integrado en la cuenta de Google. Dispone de una extensión para Firefox que facilita aún más, si cabe, la inserción de notas. Ideal para los Googleros.

Notezz!: realmente sencillo. Alta inmediata (pide sólo un login y un password). Diseño minimalista. Cada nota consta de un título y su cuerpo, y al guardarlas aparece un listado de notas. Lo dicho, sencillo. Si no quieres complicarte.

Stikkit: Al contrario que Notezz!, muy versátil. El concepto es el mismo, pequeñas notas, pero el interface es mucho más Web 2.0. Puedes añadir tags a las notas, y asignarles fechas de vencimiento. Incluso, para cada nota, se crea automáticamente una dirección de correo, que puede usarse para añadir contenido por correo (de esta forma, se puede dar la dirección de correo a, por ejemplo, un grupo de gente que vaya a asistir a un evento, y previamente podrán añadir a la nota sus impresiones). Una de esas aplicaciones que pueden ahorrarnos trabajo si le dedicamos tiempo para aprenderlas.

En cualquier caso, me gustaría probar alguna de las otras aplicaciones, puesto que algunas parecen tener bastante potencial.

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Categories: Webapps
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